Faça bom uso do e-mail (três novas dicas)

Achei em uns antigos backups aqui no escritório um cd com minhas colunas para a revista WWW. Escrevi estas colunas nos anos de 2005 e 2006. Como elas ainda não estavam disponíveis para os leitores do blog, resolvi colocá-las aqui aos poucos. O que replicarei no blog é o texto bruto, enviado para os editores da revista. Os textos podem estar antigos e, ainda, terem erros. Conto com vossa compreensão. Boa leitura!

Coluna enviada para a revista WWW no dia 30 de novembro de 2006

Faça bom uso do e-mail (três novas dicas)

O assunto já foi abordado algumas vezes aqui nesta coluna, mas nunca é demais reforçar algumas dicas que podem ser bastante úteis para melhorar nosso convívio com outras pessoas no espaço virtual – tanto no âmbito profissional quanto no pessoal – e ajudar na produtividade.

Pra começar: a questão do espaço em disco. Não há como deixar de perceber que a tendência entre os provedores de serviço de e-mail é aumentar o espaço para cada usuário em sua conta. Esta excelente ação competitiva das empresas tem sido muito mal utilizada e igualmente mal interpretada por muitos. Vale, então, uma dica primordial: O aumento do seu limite (e de quase todo mundo) na caixa postal serve para que possam ser armazenadas mais e mais mensagens, e não mais e mais anexos nas mensagens.

O e-mail não foi pensado para ser um espaço onde a troca de arquivos é uma constante. Os protocolos que fazem o envio e o recebimento de mensagens não foram projetados para tanto e muito menos as caixas postais. Enviar mensagens com anexos “pendurados” é, no mínimo, um grande incômodo. Enviar estas mensagens, portanto, é um desrespeito. Principalmente quando o destinatário não pediu para receber aquela mensagem e – muito menos – aquele anexo. Com relação a isso, há uma garantia: se ninguém reclamou até agora, não quer dizer que estão gostando, mas sim que uma boa parcela não sabe muito bem como lhe pedir isso sem evitar um tom menos, digamos, “polido”.

Evite, portanto, enviar anexos em mensagens de e-mail. Envie somente quando for necessário (um orçamento ou um memorando, por exemplo). Evite, a todo custo, enviar anexos muito grandes por e-mail. Faça somente quando for imprescindível.

A necessidade do filtro interno. O segredo do sucesso é saber segurar a onda. Se o conselho anterior não for bem interpretado, corre-se o risco de pensar que tudo é imprescindível. Portanto, a necessidade de um filtro interno (dentro de cada pessoa – não de cada caixa postal) é primordial.

Aquela mensagem sobre as gêmeas que precisam de ajuda, ou aquela apresentação em .pps que fala da importância da amizade certamente não se encaixam na categoria de “prioridade número um”. Em primeiro lugar porque as tais gêmeas já devem ter superado seus problemas e em segundo lugar pois se a amizade fosse um bem tão valioso e que precisasse de tanto destaque, você falaria isso para poucos e verdadeiros amigos e preferiria dizer esta mensagem pessoalmente, e não por um arquivo em .pps que você nem sabe quem fez.

Assim sendo, pense bem antes de enviar este tipo de mensagem. Em primeiro lugar, pense no espaço desperdiçado com este anexo. Em segundo lugar pense que nem todo mundo quer receber este tipo de mensagem.

O e-mail é, sim, uma excelente ferramenta de comunicação, não de aporrinhação. Então, se você quer mandar aquele vídeo engraçado para um bando de remetentes (coitados deles!), evite fazê-lo pelo e-mail. Publique o vídeo (isso se já não tiverem feito isso) num site de vídeos e mande apenas o link. Melhor, não é? Uma pena que não inventaram ainda o Youtube de arquivos em .pps.

Uma coisa é uma coisa, outra coisa, é outra coisa. Não é todo tipo de assunto que a gente pode sair falando em público para quem quiser ouvir, não é mesmo? Então lembre-se sempre que não é todo tipo de coisa que falamos por e-mail também. Dessa forma, evite “misturar as bolas” tratando de assuntos pessoais através do e-mail que você usa profissionalmente e vice-versa.

Quando misturamos os assuntos, as fronteiras entre o que é a sua vida provada e o que é a sua vida profissional desaparecem. E aí podem surgir uma série de problemas. Se teve um malefício ocasionado pela digitalização exacerbada e incontrolável que vivemos de tudo o que nos cerca, a eliminação das fronteiras (principalmente dos horários de trabalho) entre o profissional e o pessoal é o seu nome.

Separando as coisas você evita que – per exemplo – que sua semana de trabalho se prolongue até a noite de sábado e, por outro lado, também evita que a sua noite de sábado dure até a tarde de terça. Para resolver isso, é simples: use contas diferentes para assuntos diferentes.

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *